Gestión de datos de investigación

Es importante que los datos de su investigación sean almacenados de forma segura, que cuenten con las debidas copias de seguridad y se sometan a medidas de conservación de forma periódica. Debe tener en cuenta que si pierde sus datos, la recuperación podría ser lenta, costosa o inclusive en algunos casos, imposible. Por este motivo, le recomendamos que desde el inicio del proyecto defina la forma en la cual serán almacenados los datos, estime el volumen del conjunto de estos datos y los costos asociados.

En esta sección de la guía encontrará la información a tener en cuenta para el manejo de los datos para su correcto almacenamiento y respaldo.

1. Almacenamiento

2. Respaldo 

¿Dónde almacenar los datos de su investigación?

Va a depender de los recursos y necesidades del grupo de investigación.   A continuación algunos medios de almacenamiento, estos no son excluyentes y pueden complementarse entre sí:

• Unidades en red: Servicio que se entrega de forma institucional, utilizado principalmente durante la investigación, está limitado a las personas que trabajan en el proyecto y la administración se hace de forma centralizada;  una de las desventajas es que la seguridad de los sistemas va a depender de la institución que entregue el servicio.
• Computadores personales y dispositivos de almacenamiento externo: Estos medios son convenientes para almacenar sus datos mientras están en uso. Sin embargo, no deben usarse para almacenar copias maestras de sus datos. Las unidades locales pueden fallar o las  portátiles se pueden perder o ser  robadas;  los discos duros pueden quedar obsoletos o degradarse, lo que provocará la pérdida de sus datos.
• Servicios de almacenamiento en línea: Una de las principales ventajas es que se pueden mantener copias de los datos en otras locaciones y pueden incluir servicios de encriptado. Por otra parte, también existen posibles desventajas, por ejemplo: la ubicación de los servidores en territorio extranjero provoca que los datos queden fuera de la jurisdicción nacional; considere la velocidad con que se puede acceder a los datos y  las condiciones de seguridad, entre otros.
• Repositorio institucional,  repositorio disciplinar o almacén de datos nacional: Generalmente estos medios son utilizados para dar acceso a  los datos resultantes de su investigación, asegúrese de que el recurso que va a  cuidar y dar acceso a los datos cumpla con las recomendaciones de preservación.

Fuentes: 

CEPAL. (2018). Respaldo y almacenamiento. En Biblioguías: Gestión de datos de investigación. Recuperado 8 de septiembre de 2020, a partir del   https://biblioguias.cepal.org/c.php?g=495473&p=4398069

The University of Edinburgh. (s. f.-c). Storage and security. Recuperado 8 de septiembre de 2020, a partir del   https://mantra.ed.ac.uk/

¿Cómo gestionar un respaldo seguro?

Frente a una situación de riesgo de pérdida o alteración de datos,  contar con un respaldo de los mismos es esencial puesto que le permitirá reducir el impacto de este tipo de eventos sobre su investigación.

Se recomienda  guardar al menos tres copias de sus datos, en al menos dos medios diferentes; mantener los dispositivos de almacenamiento en ubicaciones distintas y  verificar  que funcionen,  regularmente. Asegúrese de cumplir su política de seguridad y haga los respaldos de forma periódica.

Su estrategia de respaldo debería responder las siguientes preguntas:

• ¿Cómo va a hacer el respaldo de los datos?  ¿Cuáles son sus alternativas de respaldo? ¿Cuánto espacio va a necesitar? ¿Con qué frecuencia va a realizar las copias? ¿Por cuánto tiempo se van a almacenar?
• ¿Se realizarán copias de seguridad de todos los datos, o sólo de los modificados?
• Si los datos son sensibles, ¿cómo se almacenarán de forma segura y adecuada?  y de ser necesario,  ¿cómo gestionará la destrucción de estos datos?
• ¿Cómo realizará un seguimiento de las diferentes versiones de datos?, ¿usará un software de versiones, por ejemplo: Tortoise o Subversion?

Fuentes: 

CEPAL. (2018). Respaldo y almacenamiento. En Biblioguías: Gestión de datos de investigación. Recuperado 8 de septiembre de 2020, a partir del   https://biblioguias.cepal.org/c.php?g=495473&p=4398069

The University of Edinburgh. (s. f.-c). Storage and security. Recuperado 8 de septiembre de 2020, a partir del   https://mantra.ed.ac.uk/